Ketika Anda terjun di dalam dunia bisnis mungkin Anda akan mendengar yang namanya invoice. namun masalahnya masih banyak orang yang belum paham betul atau bahkan masih asing dengan kata invoice sehingga mereka menanyakan Apa itu invoice ?.
Apa itu invoice ?
Invoice atau biasa disebut faktur / tagihan merupakan surat yang biasanya diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli dan di dalamnya terdapat keterangan-keterangan perihal tagihannya yang sesuai dengan kesepakatan diantara keduanya (penjual dan pembeli).
Biasanya keterangan yang terdapat di dalam sebuah invoice meliputi keterangan nama, harga, jumlah, jenis barang dan beberapa hal tambahan lainnya yang harus dibayar oleh pelanggan. Selain itu, Anda juga bisa menambahkan beberapa catatan di dalamnya contohnya seperti batas dan metode pembayaran sehingga pelanggan tidak perlu menanyakan kembali tentang itu karena sudah tertera jelas.
Invoice sendiri baisanya dibuat dalam tiga lembar utama, yaitu lembar yang ditujukan untuk pembeli / pengguna jasa untuk melunasi pembayaran, lembar untuk arsip penjualan, dan lembar untuk laporan ke bagian keuangan (finance). Hanya saja tidak semua butuh tiga lembar tersebut terkadang satu lembar saja yang mencakup keseluruhan itupun sudah cukup, namun alangkah baiknya Anda membuat invoice yang lengkap sehingga saling memudahkan antara penjual dan pembeli.
Baca Juga : Cara Mendapatkan Uang dari Facebook Ad Breaks Tanpa Modal
Jenis-jenis invoice / faktur
Lebih detail nya invoice ini dibagi menjadi enam bagian lagi. Berikut jenis-jenis invoice / faktur sendiri :
1. Pro Forma Invoice
Inovice / faktur pro forma sebenarnya bukan permintaan pembayaran. Anda dapat menganggap dokumen ini seperti pra-faktur. Jadi Anda bisa mengirim faktur pro forma ini sebelum menyelesaikan pekerjaan untuk pelanggan.
Faktur pro forma menunjukkan kepada pelanggan berapa yang harus Anda bayarkan begitu Anda mengirimkan produk atau melakukan layanan sehingga mereka bisa mengetahuinya lebih jelas. Anda juga dapat menggunakan faktur pro forma ini untuk menunjukkan nilai barang yang Anda berikan.
Biasanya, faktur pro forma memperkirakan pekerjaan yang akan Anda lakukan dan berapa biaya barang. Faktur pro forma mewakili komitmen untuk memberikan sesuatu dan persyaratan dalam faktur pro forma dapat berubah saat proyek berlanjut.
Apabila barang / jasa yang dipesan sudah diterima secara utuh atau selesai maka nanti akan digantikan dengan faktur biasa.
2. Interim Invoice / Faktur Sementara
Nah untuk faktur sementara ini bisa memecah nilai proyek besar menjadi beberapa pembayaran dan Anda bisa mengirim faktur ini saat Anda menyelesaikan proyek besar.
Semakin besar proyek, semakin banyak yang Anda habiskan untuk tenaga kerja, bahan, dan biaya operasi lainnya. Kemudian faktur ini bisa membantu Anda mengelola arus kas bisnis kecil Anda untuk pekerjaan besar. Jadi Anda tidak harus menunggu sampai akhir proyek untuk menerima pembayaran. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan uang dari faktur sementara untuk menutup sebagian biaya.
3. Final Invoice
Sesuai namanya, Anda mengirim faktur akhir / final ini setelah Anda menyelesaikan proyek. Final invoice memberi tahu pelanggan bahwa pekerjaan telah selesai. Berarti sudah jelas bahwa faktur ini berisi keterangan untuk pembayaran secara keseluruhan.
Final invoice Anda harus mencakup daftar produk dan layanan yang Anda berikan. Anda juga harus mencatat total biaya, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.
Pastikan Anda mengirim final invoice ini secepat mungkin dan jangan ditunda karena di dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo yang ditentukan.
4. Past due invoice / Faktur lewat jatuh tempo
Jika ternyata sudah jatuh tempo dan pelanggan masih saja belum membayar maka faktur inilah yang harus Anda kirim. Anda wajib kirim faktur ini setelah melewati tanggal jatuh tempo. Faktur ini sendiri mengingatkan pelanggan agar segera membayar sejumlah tagihan yang ditentukan sebelumnya.
Pada faktur ini Anda harus menyertakan semua informasi yang tertera dari faktur terakhir / final invoice. Kemudian Anda juga harus menyertakan segala biaya keterlambatan atau denda yang diberikan kepada pelanggan karena terlambat membayar.
5. Recurring Invoice / Faktur Berulang
Gunakan faktur berulang untuk menagih pelanggan untuk layanan berkelanjutan. Anda dapat menagih jumlah yang sama secara berkala, mirip dengan beberapa tagihan utilitas.
Jadi misalkan Anda memiliki perusahaan jasa dan klien yang sama, dan ternyata klien ingin membayar jasa yang diberikan itu dengan sistem bulanan atau memang perusahaan Anda yang menentukan itu maka Anda bisa gunakan faktur ini. Dengan adanya faktur ini, Anda dan klien dapat lebih jelas memahami perihal tagihannya. Klien nanti akan menjadikan bagian ini menjadi rutinitas sehingga ketika akhir bulan contohnya mereka akan siap membayar.
Jika telat ? Anda bisa gunakan faktur no 4 di atas atau mungkin Anda berhentikan dulu dengan jasa yang diberikan kepada pelanggan. Contoh yang sering saya dapati adalah seperti ISP (Internet Service Provider) mereka mengisolir / mematikan akses layanan internet bagi siapa saja yang telat membayar tagihan di akhir bulan.
6. Credit Memo
Memo kredit ini sebenarnya Anda lah yang harus membayar kepada pelanggan, kok bisa ? tentu saja bisa, memo kredit digunakan ketika pelanggan mengembalikan barang seperti barang rusak, barang yang salah, atau mungkin barang yang dikirim tidak sesuai pesanan.
Dengan memo kredit, Anda dapat mengembalikan jumlah yang awalnya dibayarkan pelanggan atau menawarkan kredit kepada pelanggan Anda untuk pembelian di masa mendatang (future purchase).
Fungsi dari invoice / faktur
Mungkin Anda sudah paham akan fungsi dari invoice ini, namun jika masih bingung Anda bisa membaca poin-poin yang dijelaskan di bawah. Berikut beberapa fungsi dari invoice atau faktur :
- Sebagai tanda bukti untuk penagihan dari jasa / produk yang telah diberikan kepada pelanggan.
- Sebagai bukti ketika adanya kesalahan dalam jasa / produk yang diberikan dan juga ketika ada kesalahan dalam perhitungan total.
- Sebagai pengingat ketika ada pelanggan yang belum membayar padahal sudah melewati tanggal jatuh tempo.
- Referensi yang jelas dan sah ketika barang ternyata akan dijual lagi oleh pelanggan ke pihak lain.
- Referensi yang jelas dan sah untuk diberikan ke bagian finance atau keuangan dalam sebuah perusahaan.
Nah sudah paham kan baik dari segi pengertian, jenis dan fungsi dari invoice sendiri ? jika sudah Anda seharusnya bisa menentukan jenis invoice apa yang sedang Anda butuhkan sekarang ini yang kemudian bisa Anda buat dengan langkah-langkah yang dijelaskan di bawah.
Beberapa hal yang harus ada pada invoice
Meskipun banyak jenis faktur yang sudah dijelaskan dan memiliki tujuan yang berbeda, akan tetapi tujuan utamanya masih sama saja. Oleh karena itu poin penting ini harus ada pada setiap invoice yang dibuat.
- Invoice Date : Pelanggan harus tahu kapan faktur Anda dibuat dan ketika faktur dibuat harap langsung dikirim pada hari itu juga.
- Payment Due : Jelaskan lagi kapan tanggal jatuh tempo dari pembayaran yang harus dilunasi.
- Customer Contact Information : Anda juga harus meyakinkan pelanggan bahwa faktur dibuat benar-benar untuk mereka. Oleh karena itu, sisipkan nama pelanggan / perusahaan, bisnis, alamat, email / no telepon.
- Your Business’s Information : Pelanggan juga perlu tahu dari bisnis / perusahaan mana invoice yang dibuat. Anda harus menyertakan profil perusahaan / nama, alamat, email dan no telepon.
- Items Purchased : Jelaskan tentang apa saja yang dibeli atau digunakan pelanggan dengan detail. Jelaskan dari jenis, jumlah dan harga individual.
- Total Amount Due : Jika semuanya sudah jelas Anda perlu menjumlahkan keseluruhan dari barang / jasa yang tertera, sehingga dapat memudahkan pelanggan melihat jumlah yang harus mereka bayar. Jangan lupa sertakan satuan uang contohnya seperti rupiah (IDR) pada faktur atau mungkin dolar $ (USD).
- Payment Terms : Pada bagian ini Anda bisa menjelaskan tentang metode pembayaran yang dilakukan apakah dengan uang tunai, kartu kredit atau apa ? Anda juga bisa menyertakan seperti no rekening pada bagian ini.
- Invoice Number : Berikan nomor dari invoice yang dibuat. Misalkan Anda baru berbisnis dengan klien A sebanyak satu kali silakan Anda berikan keterangan #1 pada faktur pertama. Kemudian ketika klien A berbisnis untuk kedua kalinya Anda berikan lagi keterangan #2 pada faktur selanjutnya dan begitu seterusnya.
Cara membuat invoice / faktur
Untuk membuat invoice bisa menggunakan excel, word, atau dengan situs web online. Semuanya sama saja asalkan poin-poin penting yang dijelaskan di atas ada pada invoice yang dibuat. Namun di sini saya menggunakan situs web online, karena mudah dan juga kita bisa memilih jenis desainnya sehingga terlihat lebih elegan.
Berikut cara membuat invoice / faktur secara online :
- Kunjungi situs Wave Financial. Kemudian Anda daftar bisa menggunakan akun sosial media atau email.
- Jika sudah daftar Anda akan diarahkan ke dasbor halaman di mana di dalamnya terdapat 3 bagian. Silakan Anda pilih yang pertama yaitu Get Paid for Your Work.
- Setelah itu Anda bisa tentukan desain dan warna dari faktur yang dibuat serta Anda bisa memasukkan logo perusahaan. (Klik gambar untuk memperbesar).
- Pada bagian ini Anda bisa menentukan kembali dari logo, detail kontak, judul, ringkasan, customer, beberapa poin penting seperti yang sudah dijelaskan, catatan, dan kata terimakasih pada bagian footer.
- Klik Preview untuk melihat hasilnya dan klik Save and continue untuk melanjutkan.
- Selesai.
Pada situs ini juga Anda bisa membuat atau mengirimkan pengingat kepada pelanggan jika sudah melewati tanggal jatuh tempo.
Berikut cara membuat past due invoice / faktur lewat jatuh tempo secara online :
- Pastikan sebelumnya Anda menggunakan situs yang sama atau jika memang Anda membuat faktur sebelumnya menggunakan aplikasi / situs lain Anda hanya tinggal membuat seperti contoh di atas dan dengan menambahkan jumlah denda.
- Untuk Anda yang menggunakan Wave Financial Anda hanya harus pergi ke Sales → Invoices.
- Jika memang sebelumnya Anda menggunakan Wave maka nanti akan ada tulisan Overdue yang berarti pelanggan belum melakukan pembayaran.
- Anda bisa klik invoice tersebut dan edit terlebih dahulu kemudian Anda tinggal tambahkan keterangan denda saja di bawah items yang lain. Nanti total pun akan bertambah secara otomatis.
- Jika sudah Anda kembali ke dasbor awal, dan silakan klik Send a reminder untuk mengingatkannya kembali kepada pelanggan.
Bagaimana cara mengubah status pembayaran jika sudah terlunasi ?
Jika memang pelanggan sudah lunas membayar, maka Anda bisa mengganti status nya menjadi lunas pada Wave sehingga Anda tidak bingung antara invoice yang sudah dibayar dan belum dibayar.
- Masuk kembali ke dasbor invoice.
- Klik invoice dan klik Record payment.
- Silakan Anda sesuaikan keterangan pembayaran yang ada setelah itu klik Submit.
- Jika sudah maka daftar invoice yang belum dibayar akan hilang pada dasbor karena sudah dianggap selesai (terbayar / lunas).
Baca Juga : Cara Merubah Format File JPG ke PNG
Tips agar invoice cepat dibayar oleh customer
Mungkin ada saja pelanggan yang susah bayarnya, bisa karena kondisi keuangan mereka, lupa, atau mungkin karena invoice yang Anda buat sulit dipahami.
Berikut beberapa tips agar pembayaran invoice dilakukan dengan cepat :
- Buat invoice yang mudah dimengerti dan lengkap (seperti yang sudah dijelaskan di atas).
- Membuat kesepakatan perihal batas waktu pembayaran sebelum pekerjaan dilakukan.
- Sesuaikan items yang ada dengan yang dipesan pelanggan, jangan sampai ada kesalahan.
- Beri biaya hukuman / penalti jika memang terlambat.
- Kirimkan kepada orang yang tepat contohnya seperti bagian finance / keuangan.
- Kirim invoice secepat mungkin.
- Berikan kemudahan pembayaran, contohnya jika pelanggan tidak memiliki kartu kredit maka Anda bisa berikan metode pembayaran yang lain. Uang tunai contohnya.
- Jangan sungkan untuk kirim pengingat pembayaran.
Nah itulah penjelasan tentang invoice saya harap artikel ini bisa membantu Anda dalam memahami dan membuat invoice sendiri.
Terimakasih sudah membaca artikel ini, jangan lupa untuk meninggalkan komentar jika ada yang ingin ditanyakan dan jangan lupa klik iklan agar situs ini tetap hidup.
